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LA PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS DANS UN MONDE POST-PANDÉMIQUE

AUCUNE PLACE POUR L’ENNUI

Désormais, le mot d’ordre est « plus c’est gros, mieux c’est ». Sans contredit, les attentes en matière d’expérience et d’événements sont plus grandes. La planification d’événements est un secteur en plein essor, riche en spectacles et synonyme de communauté. Tout ce qui est « ordinaire » n’a plus sa place. Voilà où nous intervenons. Notre expertise est garante du facteur « wow ».

Depuis 1977, notre croissance a été exponentielle. Nous sommes devenus un leader mondial des technologies de l’audiovisuel et du divertissement, avec des bureaux situés en Amérique du Nord, en Asie et en Europe. Nos clients comptent sur nous pour les aider à transformer leurs concepts et idées d’événements en moments inoubliables.

Pour nous, aucune salle n’est trop petite ou trop grande. Au contraire, nous nous adaptons à chaque situation : l’emplacement du siège social d’une entreprise et même la salle de spectacle à guichets fermés de Céline Dion. À notre avis, chaque rêve a le potentiel de devenir une réalité événementielle.

SORTIR DE DEUX ANNÉES DIFFICILES

Les professionnels du secteur de l’événementiel se posent tous la question suivante : comment survivre à cette pandémie?  Comme c’est le cas pour toute chose inattendue, les organisations ont d’abord réagi différemment les unes des autres. Plusieurs organisations ont tardé à réagir. D’autres ont eu du mal à concevoir l’impact imminent… ou durable. Solotech n’était pas à l’abri des effets de la pandémie, mais l’étendue de ses services de solutions lui a permis de passer d’événements en personne à des événements professionnels virtuels ou hybrides.

Solotech a aussi soutenu d’autres entreprises en les équipant avec la technologie nécessaire pour communiquer dans le nouvel univers du « télétravail », notamment avec des studios internes. Au cours de cette période bouleversante, un problème fondamental s’est posé. Il est devenu évident que de nombreux événements numériques n’inspiraient pas de véritable attachement émotionnel chez les participants. Ce nouveau défi exigeait de trouver les moyens de structurer un événement qui mettrait les gens en relation et encouragerait une plus grande participation.

Ainsi, l’engagement est le mot clé à retenir, et assurément la clé d’un événement mémorable. En effet, l’engagement est l’objectif visé par tous les professionnels du secteur.

La première solution envisagée était de simuler des publics virtuels sur le plan visuel. Nous y sommes arrivés, en grande partie, à l’aide de tuiles multi-écrans. Bien que cette méthode ait prouvé son efficacité, il n’en demeure pas moins que les entreprises ont rapidement cherché la prochaine grande innovation et des outils plus performants capables de susciter l’attention de leur public. Cela est particulièrement vrai pour les événements professionnels. Si l’objectif principal est de transmettre un message, comment Solotech peut-elle contribuer à mettre en évidence ce message?

Nous visons ce but prioritaire depuis toujours.

LES ÉVÉNEMENTS HYBRIDES ET VIRTUELS SONT LÀ POUR RESTER

Heureusement, il n’y a pas eu que de mauvaises nouvelles. L’un des éléments positifs qui ont émergé est la nouvelle familiarité du public avec les rassemblements virtuels. Désormais, personne ne réfléchira à deux fois avant d’organiser un événement à Montréal qui présente un conférencier à distance, par exemple en Australie.

Maintenant, les organisateurs d’événements peuvent inviter de grands noms pour une apparition éclair ou pour participer à un panel composé de plusieurs intervenants. Imaginez un public qui assiste aux dernières réflexions de Bill Gates. Ou alors, imaginez que Michelle Obama prononce un discours d’ouverture virtuel.

Les événements de ce type peuvent être aussi interactifs et immersifs que nécessaire, car l’équipement de pointe et les spécialistes de Solotech peuvent s’adapter à toutes les configurations imaginables. Le modèle hybride est ici pour rester, et avec lui, toutes les possibilités d’étendre la portée du contenu et de susciter l’engagement du public.

OCCASIONS DE CONTENU POST-ÉVÉNEMENT

Les professionnels du secteur événementiel souhaitent de plus en plus capturer du contenu pour le rendre disponible plus tard (en mode rediffusion). Les conférences TED sont l’exemple parfait d’une expérience événementielle mise à la disposition de tous ceux qui ne peuvent pas y assister en personne. Cela étant dit, les professionnels du secteur doivent procéder avec prudence et se poser certaines questions importantes, notamment : « qui détient les droits sur ce contenu? »

AU BOUT DU COMPTE…

Quel que soit l’effet spectaculaire d’un événement numérique, rien ne peut remplacer l’impact d’une interaction en personne. Il n’y a rien de tel que d’être au même endroit ensemble. De plus en plus d’entreprises reconnaissent ce fait et mettent davantage l’accent sur l’expérience des participants. Dans tous les cas, les solutions personnalisées de Solotech garantissent que la mobilisation du public est la priorité.

QUATRE FACTEURS ESSENTIELS POUR LA PLANIFICATION DE VOTRE ÉVÉNEMENT

VISEZ L’EFFET
« WOW »

1

Nous vivons dans une économie où l’attention est accélérée. Il est donc essentiel de savoir maintenir l’intérêt et l’attention de votre public. Comment allez-vous communiquer votre message avec persuasion – avant, pendant et après l’événement? Comment la technologie servira-t-elle à transmettre un message unifié et convaincant?

RÉSEAU, RÉSEAU, RÉSEAU

2

Bien qu’un spectacle lumineux époustouflant et du divertissement de haut niveau ne manqueront pas d’impressionner, la valeur unique d’un événement en personne, en particulier d’un événement professionnel, réside dans les possibilités de réseautage offertes. Donc, comment pouvez-vous optimiser la technologie pour augmenter le nombre de personnes présentes et faire participer plus de personnes aux échanges et à la conversation?

METTEZ-LE PAR ÉCRIT

3

Rédigez des accords clairs sur le contenu technologique. Il est inévitable que des questions surgissent sur le contenu. Qui détient les droits sur le contenu audio et vidéo créé pour l’événement? Comment ce contenu sera-t-il utilisé? Quelles permissions ont été décrites? Assurez-vous que tous les conférenciers, présentateurs et fournisseurs sont sur la même longueur d’onde que vous – et qu’ils ont signé les décharges pertinentes.

METTEZ-LE PAR ÉCRIT.

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Rédigez des accords clairs sur le contenu technologique. Il est inévitable que des questions surgissent sur le contenu. Qui détient les droits sur le contenu audio et vidéo créé pour l’événement? Comment ce contenu sera-t-il utilisé? Quelles permissions ont été décrites? Assurez-vous que tous les conférenciers, présentateurs et fournisseurs sont sur la même longueur d’onde que vous – et qu’ils ont signé les décharges pertinentes.

FAITES AFFAIRE AVEC DES PROFESSIONNELS.

4

On ne le dira jamais assez. Demandez-vous quelle est votre vision pour cet événement? En respectant votre budget, travaillez avec des professionnels de l’audiovisuel reconnus pour qu’ils vous guident à l’intérieur de ces paramètres et optimisent l’emplacement, la configuration et l’ambiance. Tout cela, afin de rehausser l’engagement de votre auditoire.

FAITES AFFAIRE AVEC DES PROFESSIONNELS

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On ne le dira jamais assez. Demandez-vous quelle est votre vision pour cet événement? En respectant votre budget, travaillez avec des professionnels de l’audiovisuel reconnus pour qu’ils vous guident à l’intérieur de ces paramètres et optimisent l’emplacement, la configuration et l’ambiance. Tout cela, afin de rehausser l’engagement de votre auditoire.

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