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Mais ce que vous ne voyez pas, ce sont les centaines de personnes impliquées de près ou de loin et les milliers d’heures passées à la planification, préparation et livraison de l’événement auquel vous avez assisté. Rien n’est laissé au hasard et chaque détail est considéré pour assurer un déroulement sans faille de la première note à l’ovation finale.
Solotech vous propose une incursion dans les coulisses de la préparation d’événements.
PLONGEZ DANS LES MEILLEURES PRATIQUES DE L’INDUSTRIE
Lorsqu’il est question d’un événement à grand déploiement, l’équipe Solotech s’active bien avant que les billets ne soient mis en vente.
Au tournant d’une nouvelle année, notre équipe planifie déjà la saison des festivals, et chaque client vient avec sa réalité unique. C’est pourquoi Solotech adapte son approche à chaque événement, se positionne en collaborateur et met son expertise à la disposition de ses clients pour trouver des solutions à toutes les étapes de la production.
Certains peuvent compter sur du personnel technique, ou des conseillers externes, alors que d’autres s’en remettent à nos experts techniques pour identifier les meilleurs équipements qui répondront à leur besoin et les requis pour un déploiement efficace sur le terrain, incluant les échéanciers, le personnel et la machinerie pour la préparation, livraison, installation et désinstallation.
Avec les mois qui passent, la programmation se confirme, les groupes et artistes sont annoncés, et le travail devient de plus en plus concret. Les communications se multiplient entre les équipes de Solotech et de l’événement pour partager le plus d’information possible et ainsi préparer tout ce qui peut être anticipé. Les équipes des différents artistes confirmés peuvent aussi s’ajouter à la discussion, alors qu’il n’est pas rare de voir Solotech fournir l’équipement audiovisuel pour les scènes d’un festival, mais aussi l’équipement supplémentaire requis par les artistes.
Pour Caroline Martel, vice-présidente, services, opérations et transformation, « la communication est la clé à tous les niveaux, autant à l’interne chez Solotech qu’avec les clients. Plus l’événement est imposant et plus il y a de joueurs impliqués, plus il y a des risques de rencontrer des problèmes. C’est important de tenir les gens informés et de leur faire comprendre l’importance et la priorité de chaque tâche. »
Tout cela peut rapidement devenir un important casse-tête. C’est pourquoi les chargés de projet ayant un bon sens de l’initiative et une importante capacité d’anticipation jouent un rôle si important dans la coordination et la livraison réussie des événements.
« Ils pensent plusieurs coups à l’avance et anticipent des questions avant même qu’elles ne soient posées. Un chargé de projet, c’est un peu comme un chef d’orchestre. »
— Dave Brière, directeur des employés de production de solutions événementielles au Canada.
Avec plus de 280 festivals et 6000 événements desservis par Solotech chaque année, l’imposant parc locatif, comptant plus de 353 000 pièces d’équipement en tout genre, est utilisé à son plein potentiel partout là où Solotech opère. Pour les équipements plus prisés, on parle dans certains cas exceptionnels, d’un taux d’utilisation annuel s’approchant de 75%. C’est donc dire que ces équipements sont déployés sur site plus de 250 jours par année! Ainsi, les périodes de préparation entre les différents événements sont souvent très serrés.
Chaque étape est planifiée au quart de tour. Parfois en l’espace de quelques jours, voire quelques heures, nos équipes d’entrepôts vont effectuer des inspections et tests de qualité, faire les entretiens et réparations nécessaires, et préparer le prochain déploiement. Avec des délais parfois très serrés, il n’est pas rare de voir l’équipe des opérations user de créativité.
Par exemple, il peut arriver, à l’occasion, que des camions plus petits, qu’on appelle « ambulances », soient envoyés sur les sites de démontage pour récupérer rapidement certaines pièces équipements prioritaires, notamment des consoles, dans le but de les redéployer sans tarder sur d’autres événements.
Lorsque tout est prêt à l’entrepôt, il est temps d’envoyer l’équipement sur le site de l’événement. Encore une fois, tout est pensé dans les moindres détails. « Ça ne donne rien d’avoir les lumières si on n’a pas encore le gréage, parce qu’on ne pourrait rien accrocher. Il y a toute une séquence à suivre, » précise Caroline Martel.
Et il est primordial que tous les acteurs impliqués comprennent bien cette séquence.
« La façon dont on charge les camions a un impact sur le travail de montage à l’autre bout, et vice versa. La façon dont les employés de terrain nous retournent l’équipement influence notre travail de réception, de contrôle de qualité et de préparation du prochain événement, » ajoute Stany Blanchette, gestionnaire de l’atelier de Montréal.
Pour assurer un fonctionnement optimal dans cette période névralgique de la livraison d’un projet, nous allons même jusqu’à inclure les intervenants externes, comme les compagnies de transports.
C’est dans cette optique que Julie Jones, coordinatrice du transport pour la division solutions événementielles, a instauré une pratique plutôt efficace à l’entrepôt de Nashville : une visite des installations de Solotech pour les transporteurs.
« Lorsqu’ils viennent à l’entrepôt, ils comprennent mieux ce que l’on fait et on évite des problèmes en cours de route. Depuis que j’organise ces visites, ça va beaucoup mieux. » – Julie Jones, coordinatrice du transport, solutions événementielles, Nashville.
C’est un dicton populaire dans l’industrie du divertissement, mais c’est aussi un principe bien réel dont notre équipe est particulièrement fière : peu importe les conditions ou les embuches, l’événement doit commencer à temps.
« Nous faisons en sorte que tout fonctionne, » dit Adam Boyle, directeur des opérations de solutions événementielles, à Toronto. « Il n’est pas question de laisser quoi que ce soit échouer. »
« Nos équipes chez Solotech voient la réussite comme étant la seule option. Elles ont la grande qualité de s’adapter à tous les types de situations pour livrer à temps, no matter what »
— Dave Briere
Cette mentalité de viser l’excellence, peu importe les conditions, n’est pas étrangère à la grande expérience des membres de l’équipe. Vous pouvez les surprendre, mais vous n’arriverez pas à les déstabiliser. Caroline Martel salut l’expertise et le professionnalisme de son équipe, qui a « tout fait et tout vu. Il y a toujours quelqu’un qui a déjà fait face à ce problème-là. Notre réseau et notre expertise sont solides. »
« Les opérations sont un ingrédient de notre succès, » déclare Adam Boyle. « C’est la somme de plusieurs facteurs qui permet à Solotech de connaître du succès: notre capacité à exécuter, notre capacité à obtenir et déployer le bon équipement, au-dessus de tout ça, notre équipe. Nous avons une solide équipe de personnes qui ont notre succès à cœur. »
Tout est prêt, les portes ouvrent, les spectateurs arrivent et le spectacle commence.
Vous ne verrez pas les membres de notre équipe sur la scène, ils n’auront pas droit aux applaudissements, mais soyez assurés qu’ils éprouvent tous une grande satisfaction et une immense fierté d’avoir participé à la livraison de l’événement.
« De livrer les shows de manière impeccable, sans erreurs, pour moi, c’est toujours le truc le plus gratifiant. Quand tu as travaillé sur un show, et là tu vois la foule tripper ben raide, c’est beau. C’est tout ton corps qui fait Wow! »
— Stany Blanchette, gestionnaire de l’atelier, Montréal
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