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Comment améliorer le travail hybride pour assurer une connexion optimale entre professionnels?

Nous sommes tous bien au fait des problématiques qui surviennent lorsqu’une réunion rassemble physiquement et virtuellement des collègues situés à divers emplacements. Avec le modèle de travail hybride qui s’installe officiellement pour le futur, les spécialistes des technologies de l’information et de l’audiovisuel souhaitent fournir aux employés une expérience virtuelle de haute qualité qui leur permet d’entendre et de voir clairement, ainsi que de partager du contenu facilement, tout comme en présence dans une salle de conférence.

Les solutions grand public répondent aux besoins de base, toutefois lorsqu’il s’agit de présenter en mode virtuel un client à un partenaire dans le cadre d’une nouvelle offre d’affaires, l’expérience doit être absolument impeccable. C’est l’occasion de saisir une réelle opportunité : convaincre vos équipes de revenir au bureau et d’adopter l’environnement de travail hybride.

Assurez-vous de fournir des communications unifiées et des systèmes de collaboration vidéo de haute qualité qui peuvent être gérés et surveillés à distance, en plus d’offrir des fonctionnalités de sécurité qui protègent les informations confidentielles de votre entreprise.

7 étapes pour demeurer hautement productif lors des visioconférences

Une panoplie de facteurs externes, hors de notre contrôle, notamment les technologies inadéquates et une mauvaise conception de salle de conférence, génèrent souvent de la frustration lors des réunions, en particulier pour les professionnels qui travaillent à domicile. Personne ne peut empêcher le chien du voisin d’aboyer mais une attention portée aux éléments suivants contribuera assurément à améliorer le travail hybride pour tous les participants :

La salle

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Identifiez la taille requise et le nombre de participants qu’elle peut confortablement accueillir. Installer une salle de conférence située proche d’un environnement bruyant n’est pas recommandé, à titre d’exemple. Choisissez des espaces dotés de plafonds fermés, et non flottants, ou qui sont éloignés de zones achalandées.

2

L’acoustique

Une pièce qui « sonne » bien est le premier élément à considérer. Les plafonds ouverts, les briques apparentes et les murs de verre mettent en valeur une salle mais ces surfaces dures créent des espaces réverbérants qui dégradent la qualité des interactions entre collègues qui se réunissent virtuellement. De subtiles modifications peuvent être apportées à la pièce pour réduire la réverbération et améliorer l’intelligibilité de la voix du locuteur qui voyage à travers l’espace. Grâce à de judicieux conseils sur les produits acoustiques vous pourrez résoudre ces problèmes tout en conservant le cachet de la salle de réunion.

3

Les participants à distance

Est-ce que plusieurs personnes dans la salle auront besoin d’être entendues par des gens qui se joignent à distance? Si tel est le cas, envisagez de fournir des microphones à chaque participant ou une technologie qui captera de manière adéquate les voix dans la salle afin que les clients ou employés à distance se sentent bien engagés dans la discussion. De plus, les caméras qui utilisent l’intelligence artificielle peuvent améliorer l’expérience vidéo des personnes connectées à distance.

Les participants en salle

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Les participants à la réunion s’attendent tous à une bonne visibilité sur l’écran, surtout si des documents sont partagés. Une configuration adéquate de la salle et le choix d’un écran suffisamment grand dont la résolution est adaptée à l’espace permettront d’offrir une expérience optimale à tous en matière d’audio, de vidéo et de partage de documents. La sélection et l’emplacement des haut-parleurs doivent également être pris en considération afin que tous les participants présents en salle puissent entendre correctement les participants assistant à la réunion à distance. Vous pouvez également réduire l’encombrement de matériel sur la table de la salle en installant des microphones au plafond.

Demeurez flexibles

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Lorsque vous avez déterminé quel sera le type d’utilisation de la salle de conférence vous pouvez alors choisir la technologie audiovisuelle qui répondra précisément aux besoins afférents. Afin de conserver une longueur d’avance, il est essentiel d’opter pour la flexibilité et de prévoir de possibles futures mises à niveau.

Surveillance à distance

6

Lorsque la technologie est installée, des solutions complémentaires telles que le Service+ vous aident à demeurer proactif et à résoudre tout problème technique en amont. C’est ce qui peut vous éviter de retarder une importante présentation du président.

Des solutions pour tous les budgets

7

Le coût d’une installation technologique pour chaque salle est déterminé par l’utilisation potentielle de cet espace, que ce soit pour une salle du conseil d’administration ou un espace de collaboration. Des technologies variées sont disponibles et s’adaptent également à des budgets conservateurs.

Solotech offre ses services de conception de salles et de consultation acoustique, d'installation et de services de soutien pour l'environnement de travail hybride et ce, à l'échelle mondiale.

Nous sommes également certifiés par Zoom, Cisco et un partenaire Microsoft.

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